Bản hợp đồng đẹp nhất mình từng thấy là của một công ty phần mềm ở Quận 7. Song ngữ, căn lề chuẩn, có cả mục lục. Thời hạn ba năm. Giấy phép lao động của anh kỹ sư thì hai năm. Thế là đẹp mà sai, và phải ký lại từ đầu.
Mình kể chuyện đó vì nó gói gọn gần hết những gì cần biết về hợp đồng lao động với người nước ngoài: hình thức thế nào cũng được, nhưng thời hạn thì không được tùy hứng.
Ký không thời hạn cho yên tâm được không?
Không. Đây là chỗ khác lớn nhất so với hợp đồng của người Việt.
Bộ luật Lao động 2019 quy định thời hạn hợp đồng của người lao động nước ngoài không được vượt quá thời hạn giấy phép lao động. Nghĩa là chỉ có hợp đồng xác định thời hạn. Người Việt ký hai lần có thời hạn thì lần sau thường chuyển sang không thời hạn, còn với người nước ngoài thì luật cho phép ký nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn, miễn lần nào cũng nằm gọn trong thời hạn giấy phép đang còn hiệu lực.
Giấy phép thì dài bao lâu? Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, văn bản đang áp dụng từ tháng 8/2025 và thay cho Nghị định 152/2020/NĐ-CP, giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm và được gia hạn một lần, mỗi lần cũng tối đa 2 năm. Thời hạn cụ thể còn tùy hợp đồng, tùy văn bản cử sang làm việc, nên nhiều người được cấp ngắn hơn mức trần.
Nên cái hợp đồng ba năm kia sai từ dòng đầu tiên. Cách làm thông thường là ký đúng bằng thời hạn giấy phép, rồi khi giấy phép được gia hạn thì ký hợp đồng mới hoặc phụ lục kéo dài thời hạn.
Thêm một chi tiết mà bên nhân sự hay quên: ngày bắt đầu làm việc thực tế không nên sớm hơn ngày giấy phép có hiệu lực. Nhiều công ty sốt ruột, cho người ta “vào làm thử” trong lúc chờ giấy. Làm thử kiểu đó, nếu bị kiểm tra, thì người chịu phiền là cả hai bên.
Trong hợp đồng cần viết kỹ chỗ nào?
Về khung, hợp đồng với người nước ngoài vẫn có những nội dung chủ yếu như mọi hợp đồng lao động: công việc, địa điểm, lương, thời giờ làm việc, bảo hiểm, đào tạo… Nhưng có vài chỗ mình luôn khuyên viết kỹ hơn bình thường, vì đó là nơi sinh chuyện.
Thứ nhất là chức danh. Chức danh trong hợp đồng nên khớp với vị trí đã khai trong hồ sơ xin giấy phép. Hồ sơ xin là “Quản lý dự án” mà hợp đồng ghi “Giám đốc kỹ thuật” thì lúc gia hạn giấy phép bạn sẽ được hỏi han rất nhiệt tình.
Thứ hai là địa điểm làm việc. Giấy phép thường gắn với nơi làm việc đã đăng ký. Công ty có nhà máy ở Bình Dương và văn phòng ở Hà Nội thì nên ghi rõ người này làm ở đâu, có đi công tác thường xuyên không.
Thứ ba là tiền. Lương bằng đồng gì, trả vào tài khoản nào, là gross hay net. Mình thấy không ít tranh chấp chỉ vì hai bên hiểu khác nhau một chữ “net” viết trong email tuyển dụng mà không đưa vào hợp đồng.
Thứ tư là phúc lợi. Nhà ở, bảo hiểm sức khỏe quốc tế, học phí cho con, vé máy bay về nước. Ghi cụ thể số lượt, hạng vé, ai đặt, ai trả trước. Đừng viết kiểu “công ty hỗ trợ chi phí đi lại hợp lý”, vì chữ “hợp lý” của kế toán và của người lao động hiếm khi trùng nhau.
Hợp đồng với người nước ngoài hỏng ít khi vì thiếu điều khoản, mà vì điều khoản không khớp với giấy phép.
Còn ngôn ngữ? Hợp đồng thường lập song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh, hoặc tiếng của nước người lao động. Hai bên nên ghi rõ khi có khác biệt về nghĩa thì bản nào được dùng làm căn cứ. Câu này ngắn, mất mười giây để thêm vào, nhưng lúc cãi nhau thì nó cứu cả tuần.
Nếu đây là lần đầu công ty bạn tuyển người nước ngoài, hợp đồng chỉ là một khâu giữa giấy phép, thẻ tạm trú, bảo hiểm và thuế. Mình có viết cái nhìn tổng thể về người nước ngoài làm việc tại Việt Nam để bạn thấy các khâu đó nối với nhau ra sao trước khi chốt điều khoản.
~ ~ ~
Giấy phép hết hạn thì hợp đồng còn không?
Đây là câu mình muốn in to dán lên bàn mọi phòng nhân sự: giấy phép lao động hết hiệu lực là một căn cứ chấm dứt hợp đồng với người nước ngoài.
Tức là hai bên vẫn vui vẻ, vẫn muốn làm tiếp, nhưng nếu quên gia hạn giấy phép thì về mặt pháp lý quan hệ lao động có thể đã kết thúc. Lúc đó không phải cứ nộp hồ sơ gia hạn muộn vài hôm là xong, có khi phải làm cấp mới, mà cấp mới thì lại gom giấy tờ từ đầu.
Ngoài ra còn các căn cứ chấm dứt chung như hết hạn hợp đồng, hai bên thỏa thuận, và với người nước ngoài thì thêm trường hợp bị trục xuất theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Khi chấm dứt, nghĩa vụ của công ty vẫn còn nguyên: trả nốt lương, chốt bảo hiểm, hỗ trợ người lao động quyết toán thuế thu nhập cá nhân trước khi về nước. Và cũng đừng quên báo với cơ quan quản lý về việc giấy phép không còn dùng nữa theo đúng thủ tục.
Người lao động nên tự bảo vệ mình thế nào?
Đơn giản thôi, nhưng ít ai làm. Trước khi ký, xin bản sao giấy phép lao động, đặt cạnh hợp đồng, so ba thứ: thời hạn, chức danh, nơi làm việc. Khác một trong ba là hỏi lại ngay.
Sau đó, tự ghi ngày hết hạn giấy phép vào lịch điện thoại, nhắc trước vài tháng. Đừng phó thác hoàn toàn cho nhân sự, vì họ quản lý mấy chục người, còn bạn chỉ có một cái giấy phép để lo.
Phía công ty thì nên có một bảng theo dõi mốc hạn cho từng người, cả giấy phép, thẻ tạm trú lẫn hợp đồng. Ba mốc này lệch nhau là chuyện thường, và mốc nào đến trước cũng có thể làm gián đoạn công việc.
Điều khoản nào còn mập mờ, nhất là về chấm dứt và bồi thường, thì bỏ chút tiền nhờ luật sư lao động (labor lawyer) đọc qua trước khi ký bản chính thức. Rẻ hơn nhiều so với lúc phải nhờ họ đi gỡ.
Phần pháp lý ở đây là những điểm chung, trường hợp cụ thể của bạn nên hỏi lại cơ quan cấp phép tại địa phương hoặc luật sư.
— Minh Đức