Một ông trưởng nhóm người Hà Lan từng gọi cho mình, giọng bực bội thấy rõ. Cuộc họp sáng thứ hai, cả nhóm tám người gật đầu với kế hoạch mới. Đến thứ sáu, không ai làm theo. “Họ đồng ý rồi mà?”. Mình hỏi lại: lúc đó anh có hỏi ai thấy khó không? Anh ấy im một lúc. Không, anh chỉ hỏi “mọi người ok chứ?”.
Chuyện làm việc với đồng nghiệp người Việt không khó như mấy bài “sốc văn hóa” trên mạng hay dọa. Nhưng nó có những luật ngầm, và người mới sang thường học được bằng cách va vào từng cái một. Mình gom lại mấy cái hay va nhất.
Gọi đồng nghiệp là gì cho khỏi ngượng?
Tiếng Việt không có chữ “you” trung tính. Cách gọi nhau phụ thuộc tuổi và vị trí: lớn hơn thì “anh”, “chị”, nhỏ hơn thì “em”. Với cấp trên, đôi khi người ta gọi kèm chức danh, kiểu “anh Hùng trưởng phòng” hay chỉ “sếp”.
Với người nước ngoài, đồng nghiệp thường gọi bạn bằng tên kèm “anh” hoặc “chị”, kiểu “anh Tom”, “chị Sarah”. Bạn gọi lại y như vậy là ổn. Gọi trống không bằng tên thì cũng không ai trách, nhưng thêm “anh/chị” vào thì nghe gần hơn hẳn. Không biết ai lớn tuổi hơn? Hỏi. Người Việt hỏi tuổi nhau suốt, không phải tò mò mà để biết gọi nhau thế nào.
Cái bẫy kinh điển thứ hai là họ tên. Tên người Việt viết theo thứ tự họ, tên đệm, tên riêng, và người ta gọi bằng tên riêng ở cuối. Nguyễn Thị Lan là “chị Lan”. Gọi “chị Nguyễn” thì chẳng khác gì đứng giữa văn phòng gọi to “chị Phổ Biến”, vì một nửa công ty có thể cùng họ Nguyễn. Mình đã chứng kiến một email gửi cả phòng mở đầu bằng “Dear Mr. Nguyen” và ba người cùng trả lời.
Còn thứ bậc thì rõ hơn nhiều nước phương Tây. Nhân viên ít khi cãi thẳng sếp trong cuộc họp đông người, và quyết định lớn thường phải đợi người có quyền cao nhất gật. Nếu bạn quen môi trường phẳng, nơi thực tập sinh cũng có thể phản biện giám đốc, thì ở đây bạn phải chủ động hơn để nghe được ý kiến thật.
“Dạ vâng” có nghĩa là đồng ý không?
Không phải lúc nào cũng thế. Rất thường xuyên, nó chỉ có nghĩa là “em nghe rồi”.
Người Việt ngại nói “không” thẳng, nhất là với sếp hay khách hàng, vì nói thẳng dễ làm mất hòa khí. Thế nên bạn phải tập nghe những tín hiệu nhỏ hơn. Một khoảng ngập ngừng trước khi trả lời. Một câu “cái này chắc cũng được ạ” với chữ “chắc” rất nhẹ. Hay câu kinh điển nhất: “để em xem lại”.
“Để em xem lại” hiếm khi có nghĩa là người đó sẽ về xem lại rồi báo bạn. Thường nó có nghĩa là có vướng mắc, nhưng chưa muốn nói ra trước mặt mọi người. Phản ứng đúng không phải là gật đầu cho qua, mà là tìm người đó nói riêng sau họp: “Lúc nãy em thấy chỗ nào khó à?”. Mười phút nói riêng có khi đáng hơn cả buổi họp.
Im lặng trong họp cũng tương tự. Không có ý kiến không có nghĩa là không có ý kiến. Nhiều người ngại phát biểu trước đông người, nhưng nhắn tin riêng thì nói rất nhiều. Một vài trưởng nhóm nước ngoài mình quen đã chuyển hẳn sang kiểu hỏi từng người qua tin nhắn trước buổi họp, và họ bảo chất lượng góp ý khác hẳn.
Ở công sở Việt, câu trả lời thật thường đến sau cuộc họp, không phải trong cuộc họp.
Lại nói ông trưởng nhóm Hà Lan. Tuần sau đó anh ấy thử một mẹo mình gợi ý: cuối buổi họp, nhờ một người tóm tắt lại việc cần làm, ai làm, hạn bao giờ. Nếu người đó tóm được rõ ràng thì khả năng cao là cả nhóm đã hiểu. Nếu người đó lúng túng, thì bạn biết ngay chỗ nào chưa thông. Sau đó gửi thêm một tin nhắn tóm tắt lên nhóm chat cho chắc. Đơn giản đến mức buồn cười, nhưng hiệu quả.
Văn hóa giao tiếp chỉ là một mảng thôi. Nếu bạn mới sang hoặc sắp nhận việc, bên cạnh nó còn giấy phép, thẻ tạm trú và đủ thứ giấy tờ khác, mình có viết hướng dẫn tổng quan người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, đọc một lượt sẽ thấy đủ các khâu từ thủ tục đến môi trường làm việc.
Góp ý thẳng thì sao, người Việt có tự ái không?
Góp ý thì được, góp ý trước mặt cả nhóm thì nên tránh. Đây là chuyện thể diện, và nó quan trọng hơn bạn nghĩ.
Phê bình ai đó trước mặt đồng nghiệp, dù bạn đúng hoàn toàn, thường làm người đó mất mặt. Mất mặt rồi thì họ có thể vẫn lễ phép với bạn, nhưng sự hợp tác sẽ nguội đi rất lâu. Còn email góp ý cc cả phòng thì gần như là tuyên chiến.
Cách êm hơn là nói riêng, mở đầu bằng điều người đó làm tốt, rồi mới đến điểm cần sửa, và nói về công việc chứ không nói về con người. Nghe có vẻ vòng vo với người quen kiểu Đức, kiểu Hà Lan, nhưng ở đây vòng vo một chút giúp việc chạy thẳng hơn.
Một điều nữa: lớn tiếng ở văn phòng gần như luôn bị xem là thiếu chuyên nghiệp, kể cả khi bạn có lý. Người nóng tính bị nhớ lâu hơn người làm sai.
Vì sao nhân viên báo lỗi chậm? Thường không phải họ vô trách nhiệm. Họ sợ mất mặt, sợ làm phiền sếp, hoặc hy vọng tự sửa kịp trước khi ai biết. Muốn lỗi được báo sớm thì người quản lý phải cho thấy báo sớm không bị mắng. Mất vài lần thể hiện như vậy là nhóm sẽ khác.
~ ~ ~
Có phải đi ăn trưa, đi nhậu với cả nhóm không?
Không bắt buộc. Nhưng nếu lần nào bạn cũng từ chối thì đừng ngạc nhiên khi mình hơi đứng ngoài.
Ở nhiều công ty Việt, ranh giới giữa quan hệ công việc và quan hệ cá nhân khá mềm. Mấy chỗ bạn sẽ gặp nhiều nhất là thế này:
– Cả nhóm hay rủ nhau ăn trưa chung, và nhận lời vài lần một tuần là cách hòa nhập nhanh nhất mà mình biết.
– Nhóm chat công việc trên Zalo được dùng rất nhiều, có công ty còn chạy việc qua đó nhiều hơn email nội bộ.
– Liên hoan cuối tháng, sinh nhật, du lịch công ty là lúc bạn thấy đồng nghiệp ở một phiên bản thoải mái hơn hẳn.
Không uống rượu bia thì cứ từ chối lịch sự, cầm ly nước ngọt cụng cùng mọi người là xong, không ai giận. Cái người ta để ý là bạn có mặt, chứ không phải bạn uống bao nhiêu.
Đồng nghiệp có thể hỏi bạn bao nhiêu tuổi, có vợ chưa, có con chưa, thuê nhà bao nhiêu tiền. Mình biết với nhiều người nước ngoài, mấy câu này hơi quá đà. Nhưng phần lớn là sự quan tâm thật, cách để làm quen. Bạn không muốn trả lời thì cười, chuyển chủ đề, cũng chẳng sao.
Bản thân mình hay khuyên người mới sang tìm một đồng nghiệp người Việt tin được để làm “phiên dịch văn hóa”. Gặp tình huống khó hiểu thì hỏi người đó trước, đừng tự kết luận. Đa số lần, cái bạn tưởng là thái độ chỉ là cách giao tiếp khác.
Tết thì sao, dự án có phải dừng không?
Không dừng hẳn, nhưng chậm lại thấy rõ. Tết Nguyên Đán là kỳ nghỉ dài nhất năm. Vài tuần trước Tết mọi người dồn sức làm cho xong việc tồn, đầu óc thì đã nghĩ chuyện về quê. Sau Tết lại cần thêm một thời gian để nhịp làm việc trở lại bình thường.
Lên kế hoạch dự án mà đặt mốc giao hàng ngay trước hoặc ngay sau Tết là tự làm khổ mình. Và nhớ tìm hiểu chuyện thưởng Tết ở công ty bạn, vì đó là khoản người lao động Việt rất để ý, có khi ảnh hưởng tới chuyện ai ở ai đi sau Tết.
Cuối cùng, học vài câu tiếng Việt. “Cảm ơn”, “xin lỗi”, “ăn cơm chưa”. Phát âm sai cũng được, thậm chí sai còn vui hơn. Mình chưa thấy ai bị cười chê vì cố nói tiếng Việt, chỉ thấy người ta quý hơn.
— Minh Đức